Barrierefreiheitsgesetz und PDFs: Was BaFG, BFSG und der European Accessibility Act verlangen

Hinweis: Dieser Ratgeber bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und in welchem Umfang Ihr Unternehmen betroffen ist, klären Sie im Einzelfall mit einer fachkundigen Stelle.

Der European Accessibility Act (EAA)

Der European Accessibility Act ist die Richtlinie (EU) 2019/882 über die Barrierefreiheitsanforderungen für Produkte und Dienstleistungen. Die Mitgliedstaaten mussten sie in nationales Recht umsetzen; die Anforderungen sind seit 28. Juni 2025 anzuwenden. Ziel ist, dass Menschen mit Behinderungen bestimmte Produkte und Dienstleistungen ohne besondere Erschwernis nutzen können.

Erfasst sind unter anderem:

• Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr (E-Commerce),
• Bankdienstleistungen für Verbraucherinnen und Verbraucher,
• E-Books und dafür bestimmte Software,
• Elemente von Personenbeförderungsdiensten (etwa Websites, Apps, elektronische Tickets und Reiseinformationen),
• elektronische Kommunikationsdienste sowie bestimmte Hardware wie Selbstbedienungsterminals.

Österreich: Barrierefreiheitsgesetz (BaFG)

In Österreich wurde der EAA mit dem Barrierefreiheitsgesetz (BaFG), BGBl. I Nr. 76/2023, umgesetzt. Es gilt für Wirtschaftsakteure, die erfasste Produkte in Verkehr bringen oder erfasste Dienstleistungen für Verbraucherinnen und Verbraucher erbringen.

Deutschland: Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)

In Deutschland erfolgte die Umsetzung durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) mit einer ergänzenden Verordnung. Auch hier gelten die Anforderungen seit 28. Juni 2025 für die erfassten Produkte und Dienstleistungen.

Ausnahme für Kleinstunternehmen

Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen, sind von den Anforderungen ausgenommen. Als Kleinstunternehmen gilt nach der Richtlinie ein Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten und einem Jahresumsatz oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 2 Millionen Euro. Für Produkte gilt diese Ausnahme nicht in gleicher Weise; die genauen Regeln ergeben sich aus dem jeweiligen nationalen Gesetz.

Öffentlicher Sektor: eigene Regeln

Für Websites, Apps und Dokumente öffentlicher Stellen gilt bereits seit mehreren Jahren die Web-Accessibility-Richtlinie (EU) 2016/2102. In Österreich ist sie im Web-Zugänglichkeits-Gesetz (WZG) umgesetzt, in Deutschland auf Bundesebene unter anderem über die BITV 2.0. Behörden und öffentliche Einrichtungen müssen deshalb auch PDFs, die sie online bereitstellen, grundsätzlich barrierefrei gestalten.

Was bedeutet das konkret für PDFs?

Die Gesetze nennen kein bestimmtes Dateiformat, verlangen aber, dass Informationen wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sind. Als Maßstab dient in der Praxis die harmonisierte Norm EN 301 549, die für Webinhalte und Dokumente auf die WCAG verweist. Für PDF-Dokumente ist PDF/UA (ISO 14289) der gängige technische Weg, diese Anforderungen umzusetzen. Wie die beiden Standards zusammenhängen, erklären wir unter PDF/UA und WCAG im Vergleich.

Relevant sind typischerweise PDFs, die Teil einer erfassten Dienstleistung sind, zum Beispiel:

• Vertragsunterlagen, Allgemeine Geschäftsbedingungen und vorvertragliche Informationen,
• Rechnungen, Kontoauszüge und Bestellbestätigungen,
• Produktinformationen, Anleitungen und Datenblätter,
• elektronische Tickets und Reiseunterlagen,
• E-Books im PDF-Format.

So gehen Sie praktisch vor

1. Bestand erfassen: Welche PDFs stellen Sie Kundinnen und Kunden bereit, und welche davon gehören zu einer erfassten Dienstleistung?
2. Prüfen: Ermitteln Sie, ob die Dokumente getaggt sind und Titel, Sprache und Schriften korrekt hinterlegt sind. Das geht zum Beispiel mit einer PDF/UA-Prüfung.
3. Quellen verbessern: Passen Sie Vorlagen in Word, InDesign oder Ihrem Dokumentensystem so an, dass neue PDFs gleich barrierefrei entstehen.
4. Bestand nachbessern: Für vorhandene PDFs ohne Quelldatei kann nachträgliches Tagging eine technische Grundstruktur schaffen, die anschließend manuell ergänzt wird.
5. Validieren: Prüfen Sie Ergebnisse mit PAC oder veraPDF und manuell. Typische Meldungen erklären wir unter Häufige PAC- und veraPDF-Fehler.

EasyPDFUA unterstützt beim Prüfen und beim konservativen Taggen. Ein Bericht oder eine erzeugte Kopie ist jedoch keine Bestätigung der Gesetzeskonformität und keine Zertifizierung vollständiger PDF/UA-Konformität.

Häufige Fragen

Seit wann gilt das Barrierefreiheitsgesetz?

Die Anforderungen des European Accessibility Act und damit des österreichischen BaFG und des deutschen BFSG sind seit 28. Juni 2025 anzuwenden.

Müssen alle PDFs barrierefrei sein?

Nicht zwingend. Der EAA betrifft bestimmte Produkte und Dienstleistungen für Verbraucherinnen und Verbraucher. PDFs, die Teil einer solchen Dienstleistung sind, sollten barrierefrei sein. Für öffentliche Stellen gelten zusätzlich eigene Regeln.

Bin ich als kleines Unternehmen betroffen?

Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme sind bei Dienstleistungen ausgenommen. Im Zweifel empfiehlt sich eine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Reicht PDF/UA, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen?

PDF/UA ist der gängige technische Standard für barrierefreie PDFs und deckt einen Großteil der Anforderungen ab. Maßgeblich sind jedoch die gesetzlichen Vorgaben und die Norm EN 301 549; inhaltliche Aspekte wie verständliche Sprache kommen hinzu.