Was das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für PDF-Dokumente bedeutet

Keine Rechtsberatung, sondern eine Orientierung. Ob und wie weit Ihr Unternehmen betroffen ist, klären Sie im Einzelfall mit einer fachkundigen Stelle. Paragraphenangaben folgen der bei gesetze-im-internet.de veröffentlichten Fassung.

Den europäischen Rahmen (Richtlinie (EU) 2019/882, die erfassten Bereiche, das Verhältnis zu EN 301 549 und PDF/UA) beschreibt unser Beitrag Barrierefreiheitsgesetz und PDFs. Hier geht es um das deutsche Recht.

Gesetz und Verordnung

Das BFSG regelt, wer betroffen ist, welche Pflichten gelten und wie die Einhaltung überwacht wird. Die eigentlichen Barrierefreiheitsanforderungen stehen in der Verordnung zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSGV). Für Dienstleistungen sind vor allem § 12 BFSGV mit den allgemeinen Anforderungen und die branchenspezifischen §§ 14 bis 19 BFSGV einschlägig. Nach § 12 BFSGV müssen Websites, Online-Anwendungen und mobile Anwendungen unter anderem auf konsistente und angemessene Weise wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust gestaltet sein. Informationen sind über mehr als einen Sinneskanal bereitzustellen, und zwar in Textformaten, die sich für assistive Technologien eignen.

PDF kommt in der BFSGV nicht vor, ein bestimmtes Dateiformat schreibt sie nicht vor. § 4 BFSG knüpft eine Konformitätsvermutung an die Einhaltung harmonisierter Normen, deren Fundstellen im Amtsblatt der EU veröffentlicht sind. § 3 BFSGV verweist ergänzend auf den Stand der Technik. Wer prüft, orientiert sich deshalb an EN 301 549 und damit an den WCAG-Kriterien für PDF.

Wer unter das Gesetz fällt

§ 2 BFSG zählt als Wirtschaftsakteure Hersteller, Bevollmächtigte, Einführer, Händler und Dienstleistungserbringer auf. Dienstleistungserbringer ist jede natürliche oder juristische Person, die auf dem Unionsmarkt eine Dienstleistung für Verbraucher anbietet oder erbringt. Verbraucher ist nach dem BFSG jede natürliche Person, die ein Produkt oder eine Dienstleistung überwiegend zu Zwecken nutzt, die weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können. Reine B2B-Angebote fallen damit grundsätzlich nicht unter die Dienstleistungspflichten.

Welche Dienstleistungen erfasst sind, steht in § 1 Abs. 3 BFSG: Telekommunikationsdienste, bestimmte Elemente von Personenbeförderungsdiensten (Luft-, Bus-, Schienen- und Schiffsverkehr; Stadt-, Vorort- und Regionalverkehr nur eingeschränkt), Bankdienstleistungen für Verbraucher, E-Books und dafür bestimmte Software sowie Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr. Unser Branchenüberblick ordnet das nach Branchen.

Kleinstunternehmen

Für Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten oder erbringen, gelten die Barrierefreiheitsanforderungen nicht (§ 3 Abs. 3 BFSG). Kleinstunternehmen ist nach § 2 Nr. 17 BFSG, wer weniger als zehn Personen beschäftigt und entweder einen Jahresumsatz von höchstens 2 Millionen Euro oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 2 Millionen Euro hat.

Bei Produkten gibt es keine vergleichbare vollständige Befreiung. Dort werden Kleinstunternehmen nur von bestimmten Dokumentations- und Mitteilungspflichten entlastet. Liegen Sie knapp über den Schwellen oder gehören Sie zu einer Unternehmensgruppe, lassen Sie die Einstufung sorgfältig prüfen.

Pflichten nach § 14 BFSG

Für die meisten Unternehmen, die PDFs an Kundinnen und Kunden geben, ist § 14 BFSG der wichtigste Paragraph. Eine Dienstleistung darf nur angeboten oder erbracht werden, wenn sie die Anforderungen erfüllt. Daneben verlangt § 14 von Dienstleistungserbringern vier Dinge:

• die Informationen nach Anlage 3 erstellen und der Allgemeinheit barrierefrei zugänglich machen, so lange die Dienstleistung angeboten wird,
• die Anforderungen dauerhaft einhalten, auch wenn sich die Dienstleistung oder die einschlägigen Normen ändern,
• bei Nichtkonformität Korrekturmaßnahmen ergreifen und die Marktüberwachungsbehörde informieren, falls die Dienstleistung danach weiterhin nicht konform ist,
• der Behörde auf begründetes Verlangen alle Informationen zum Nachweis der Konformität geben.

Nach Anlage 3 geben Sie in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder auf andere deutlich wahrnehmbare Weise an, wie Ihre Dienstleistung die Anforderungen erfüllt. Mindestens gehören dazu eine allgemeine Beschreibung der Dienstleistung in barrierefreiem Format, die für das Verständnis nötigen Erläuterungen, eine Beschreibung, wie die Anforderungen erfüllt werden, und die zuständige Marktüberwachungsbehörde. Stellen Sie AGB oder diese Barrierefreiheitsinformationen als PDF bereit, muss genau dieses PDF barrierefrei sein. Das wird häufig übersehen.

Ausnahmen wegen grundlegender Veränderung (§ 16) oder unverhältnismäßiger Belastung (§ 17 mit Anlage 4) gibt es. Sie sind zu dokumentieren, mindestens alle fünf Jahre neu zu bewerten und gegebenenfalls zu melden. Als Begründung, einzelne PDFs nicht barrierefrei nachzurüsten, tragen sie selten.

Welche PDFs betroffen sind und welche nicht

§ 1 Abs. 4 BFSG nimmt bestimmte Inhalte von Websites und mobilen Anwendungen aus. Für PDFs sind drei davon relevant:

• Dateiformate von Büroanwendungen (typischerweise PDF, Word, Excel), die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden,
• Archive, deren Inhalte nach dem 28. Juni 2025 nicht mehr aktualisiert oder überarbeitet werden,
• Inhalte Dritter, die der Wirtschaftsakteur weder finanziert noch entwickelt noch kontrolliert.

Ein alter Produktkatalog, der unverändert im Archiv liegt, kann also ausgenommen sein. Anders sieht es bei allem aus, was nach dem Stichtag neu erzeugt oder aktualisiert wird: Monatsrechnungen, neue Vertragsfassungen, geänderte AGB, Tickets. Gehören solche PDFs zu einer erfassten Dienstleistung, gelten die Anforderungen.

Übergangsfristen

§ 38 BFSG enthält zwei Übergangsregeln. Produkte, die Dienstleistungserbringer vor dem 28. Juni 2025 rechtmäßig zur Erbringung ähnlicher Dienstleistungen eingesetzt haben, dürfen sie bis zum 27. Juni 2030 weiter einsetzen. Dienstleistungsverträge, die vor dem 28. Juni 2025 geschlossen wurden, dürfen bis zu ihrem Ablauf unverändert fortbestehen, längstens bis zum 27. Juni 2030. Selbstbedienungsterminals dürfen bis zum Ende ihrer wirtschaftlichen Nutzungsdauer weiter genutzt werden, höchstens 15 Jahre nach Ingebrauchnahme.

Für neu erstellte Dokumente gibt es keine allgemeine Schonfrist.

Marktüberwachung durch die MLBF

Nach § 20 BFSG ist die Marktüberwachung Sache der Länder. Sie haben dafür eine gemeinsame Behörde geschaffen, die Marktüberwachungsstelle der Länder für die Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen (MLBF). Die Anstalt des öffentlichen Rechts hat ihren Sitz in Sachsen-Anhalt (Magdeburg). Nach Angaben der Bayerischen Gewerbeaufsicht ist sie seit 26. September 2025 vollumfänglich als Vollzugsbehörde zuständig. Diese Behörde nennen Sie in Ihren Barrierefreiheitsinformationen nach Anlage 3.

Bei Dienstleistungen geht die Behörde gestuft vor (§§ 29, 30 BFSG). Zuerst fordert sie dazu auf, die Konformität innerhalb einer Frist herzustellen. Bleibt das ohne Erfolg, kann sie nach erneuter Fristsetzung die Einstellung der Dienstleistung anordnen. Das gilt auch bei rein formaler Nichtkonformität, wenn etwa die Informationen nach Anlage 3 fehlen oder nicht barrierefrei sind.

Verbraucherinnen und Verbraucher können beantragen, dass die Behörde tätig wird (§ 32). Anerkannte Verbände können Rechtsbehelfe einlegen (§ 33). Außerdem steht ein Schlichtungsverfahren bei der Schlichtungsstelle nach § 16 BGG offen (§ 34).

Bußgelder nach § 37 BFSG

Ordnungswidrig handelt unter anderem, wer vorsätzlich oder fahrlässig eine Dienstleistung anbietet oder erbringt, die die Anforderungen nicht erfüllt (§ 37 Abs. 1 Nr. 8 in Verbindung mit § 14 Abs. 1). Die Geldbuße kann dann bis zu 100.000 Euro betragen. Andere Verstöße, etwa unvollständige oder verspätete Auskünfte gegenüber der Behörde, können mit bis zu 10.000 Euro geahndet werden.

Reihenfolge für die Umsetzung

1. Betroffenheit klären: Erbringen Sie eine Dienstleistung nach § 1 Abs. 3 BFSG für Verbraucher, und sind Sie kein Kleinstunternehmen?
2. PDF-Bestand aufteilen: unveränderte Altdokumente und Archiv auf die eine Seite (Ausnahme dokumentieren), laufend erzeugte und aktualisierte PDFs auf die andere.
3. Prüfen: laufende PDFs mit einer PDF/UA-Prüfung auf Tags, Titel, Sprache und Schriften untersuchen, die manuellen Punkte mit der Checkliste für barrierefreie PDFs abarbeiten.
4. Vorlagen und Ausgabesysteme anpassen: Rechnungs- und Vertragsgeneratoren so konfigurieren, dass sie getaggte PDFs ausgeben. Das hält länger als jede Nachbearbeitung.
5. Bestand nachbessern: Wo keine Quelle vorliegt, legt nachträgliches Taggen eine Grundstruktur an, die danach manuell überprüft wird.
6. Anlage-3-Informationen veröffentlichen: barrierefrei, mit Angabe der MLBF und nach jeder wesentlichen Änderung aktualisiert.

Bei Schritt 3 und 5 hilft EasyPDFUA. Es prüft die technische PDF/UA-Struktur und taggt konservativ nach (Basis-Tags, Titel, Sprache, Links, Schriften/Unicode). Ein Prüfbericht oder eine getaggte Kopie belegt aber keine BFSG-Konformität. Alternativtexte, Lesereihenfolge und verständliche Sprache bleiben Sache einer manuellen Prüfung. Wie es in Österreich aussieht, steht im Ratgeber zum BaFG.

Häufige Fragen

Gilt das BFSG auch für PDFs?

Ja, wenn sie Teil einer erfassten Dienstleistung für Verbraucher sind, etwa Rechnungen, Vertragsunterlagen oder E-Tickets, und keine Ausnahme greift. Ein bestimmtes Dateiformat nennt das Gesetz allerdings nicht.

Müssen alte PDFs nachträglich barrierefrei gemacht werden?

Solange sie unverändert bleiben, meist nicht. § 1 Abs. 4 BFSG nimmt Dateiformate von Büroanwendungen aus, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden, ebenso Archivinhalte, die danach nicht mehr aktualisiert werden. Wird ein solches Dokument überarbeitet oder neu veröffentlicht, gelten die Anforderungen.

Wie hoch sind die Bußgelder nach dem BFSG?

Bis zu 100.000 Euro, wenn eine nicht barrierefreie Dienstleistung angeboten oder erbracht wird (§ 37 BFSG). Andere Verstöße, etwa gegen Auskunftspflichten, können bis zu 10.000 Euro kosten.

Welche Behörde überwacht das BFSG?

Die MLBF, also die Marktüberwachungsstelle der Länder für die Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen. Sie ist eine gemeinsame Anstalt der Länder mit Sitz in Sachsen-Anhalt.

Wo müssen die Informationen zur Barrierefreiheit stehen?

In den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder auf andere deutlich wahrnehmbare Weise (Anlage 3 BFSG). Die Informationen müssen selbst barrierefrei sein und die zuständige Marktüberwachungsbehörde nennen.